Organizując konferencję należy pamiętać o wielu detalach, które pozwolą na osiągnięcie sukcesu całego przedsięwzięcia. Niezależnie od rozmiaru planowanego mityngu, warto dopasować jego przebieg do grupy docelowej, stworzyć szczegółowy harmonogram, wybrać optymalne miejsce i termin, a po zakończonym wydarzeniu – zebrać opinie gości, które będą cenną wskazówką przy organizacji kolejnych spotkań.
Określmy liczbę i typ uczestników
Aby konferencja była udana, jej przebieg należy dostosować do potrzeb i kręgu zainteresowań uczestników. Powinniśmy zastanowić się, czy planujemy raczej niewielkie warsztaty, czy duże wydarzenie o biznesowym charakterze. Określmy cel spotkania – czy ma ono wydobyć kreatywność gości, czy raczej wypromować wybrany produkt? Skrupulatnie sprecyzowany zamiar ułatwi podejmowanie dalszych decyzji, umożliwiając przeprowadzenie owocnej konferencji w miłej atmosferze.
Napiszmy plan konferencji
Plan konferencji to dokument, który znacząco ułatwi jej przeprowadzenie. Chronologiczny wykaz kolejnych kroków sprawi, że nie zapomnimy o żadnym ważnym aspekcie spotkania, a zarazem zaspokoimy wszystkie wymagania jego uczestników.
W naszym programie – oprócz przebiegu kolejnych wydarzeń – powinniśmy również uwzględnić wszystkie realia towarzyszące planowanemu spotkaniu. Określając miejsce zastanówmy się, czy lepiej sprawdzi się elegancka sala konferencyjna, czy raczej przytulna, kameralna pracownia? Przemyślmy kwestię cateringu – szczególnie, jeżeli aranżowane wydarzenie będzie trwało więcej niż 2-3 godziny. Jeśli uczestnicy przyjeżdżają z daleka, weźmy pod uwagę sposób ich transportu oraz możliwość zakwaterowania. Sprecyzowanie powyższych zagadnień ułatwi stworzenie kosztorysu oraz późniejszy wybór ewentualnych podwykonawców.
Wybierzmy odpowiednią lokalizację i termin
Dobra lokalizacja ma ważne znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników konferencji. Wskazane, by posiadała ona dobre połączenie komunikacyjne lub wystarczająco obszerny parking, który pozwoli na bezpieczne pozostawienie samochodów. Budynek, w którym odbędzie się konferencja, powinien dobrze się prezentować oraz zapewniać odpowiedni komfort.
Pomieszczenie musi być wyposażone w klimatyzację, a jeśli przewidujemy obecność osób niepełnosprawnych – również w stosowne udogodnienia, które ułatwią im poruszanie się w czasie mityngu. Oprócz lokalizacji ważny jest sam termin konferencji. Warto unikać okresów świąt i długich weekendów, które zazwyczaj powodują mocno obniżoną frekwencję. Jeśli wydarzenie ma odbyć się na świeżym powietrzu, wskazane jest ustalenie terminu w czasie lata. Datę warto także dopasować do grupy docelowej – handlowcy raczej nie będą zadowoleni z konferencji pod koniec miesiąca, a księgowi – w okolicach jego połowy.
Zadbajmy o niezbędny sprzęt
Jeśli w czasie naszej konferencji planujemy prowadzenie multimedialnej prezentacji, będziemy potrzebować odpowiedniego sprzętu – rzutnika oraz ekranu. Gdy nie posiadamy własnych urządzeń, musimy zadbać o możliwość ich wypożyczenia. W momencie, gdy planowany mityng będzie przeznaczony dla znacznej ilości osób, niezbędny może okazać się także mikrofon z głośnikami.
Dobrym pomysłem będzie również skorzystanie ze sceny – dzięki niej będziemy lepiej widoczni, a w konsekwencji – skuteczniej przekażemy zaplanowane przez nas informacje. Planując większą konferencję warto zadbać również o jej atrakcyjność – wykorzystanie takich elementów jak podświetlane standy, flagi czy banery sprawi, że całe wydarzenie łatwiej zapadnie w pamięć naszych gości.
Poznajmy zdanie i opinie uczestników
Po zakończeniu konferencji warto poznać opinie naszych gości oraz podziękować im za przybycie. Zapytajmy o ich odczucia, przystępność oferowanego przekazu oraz obszerność wiedzy, jaką wynieśli z naszego wydarzenia. Zebranie opinii może mieć formę krótkiej ankiety pisemnej lub wysłanej w formie e-maila, bądź rozmowy telefonicznej.
Dzięki takim informacjom łatwiej będzie nam organizować efektywne konferencje w przyszłości. Dodatkowo zbieranie opinii to doskonała okazja, by złożyć podziękowania za obecność oraz zachęcić do skorzystania z oferty lub nabytych umiejętności.
W zorganizowaniu efektownej konferencji pomogą ci nasze systemy reklamowe i wystawiennicze z którymi zapoznasz się klikając w poniższy przycisk.
