UWAGA! Zamówienia w trybie express w tej chwili realizowane będą bez dopłaty ze strony klienta, co oznacza krótszy czas realizacji.
BEZPIECZEŃSTWO TRANSAKCJI
DARMOWA DOSTAWA od 1000zł
SZYBKA REALIZACJA
do kasy suma brutto: 0,00 zł

Przygotowanie konferencji - zobacz jak to zrobić

0
Przygotowanie konferencji - zobacz jak to zrobić

Organizując konferencję należy pamiętać o wielu detalach, które pozwolą na osiągnięcie sukcesu całego przedsięwzięcia. Niezależnie od rozmiaru planowanego mityngu, warto dopasować jego przebieg do grupy docelowej, stworzyć szczegółowy harmonogram, wybrać optymalne miejsce i termin, a po zakończonym wydarzeniu – zebrać opinie gości, które będą cenną wskazówką przy organizacji kolejnych spotkań.

Określmy liczbę i typ uczestników

Aby konferencja była udana, jej przebieg należy dostosować do potrzeb i kręgu zainteresowań uczestników. Powinniśmy zastanowić się, czy planujemy raczej niewielkie warsztaty, czy duże wydarzenie o biznesowym charakterze. Określmy cel spotkania – czy ma ono wydobyć kreatywność gości, czy raczej wypromować wybrany produkt? Skrupulatnie sprecyzowany zamiar ułatwi podejmowanie dalszych decyzji, umożliwiając przeprowadzenie owocnej konferencji w miłej atmosferze.

Napiszmy plan konferencji

Plan konferencji to dokument, który znacząco ułatwi jej przeprowadzenie. Chronologiczny wykaz kolejnych kroków sprawi, że nie zapomnimy o żadnym ważnym aspekcie spotkania, a zarazem zaspokoimy wszystkie wymagania jego uczestników. 

W naszym programie – oprócz przebiegu kolejnych wydarzeń – powinniśmy również uwzględnić wszystkie realia towarzyszące planowanemu spotkaniu. Określając miejsce zastanówmy się, czy lepiej sprawdzi się elegancka sala konferencyjna, czy raczej przytulna, kameralna pracownia? Przemyślmy kwestię cateringu – szczególnie, jeżeli aranżowane wydarzenie będzie trwało więcej niż 2-3 godziny. Jeśli uczestnicy przyjeżdżają z daleka, weźmy pod uwagę sposób ich transportu oraz możliwość zakwaterowania. Sprecyzowanie powyższych zagadnień ułatwi stworzenie kosztorysu oraz późniejszy wybór ewentualnych podwykonawców.

Wybierzmy odpowiednią lokalizację i termin

Dobra lokalizacja ma ważne znaczenie zarówno dla organizatora, jak i uczestników konferencji. Wskazane, by posiadała ona dobre połączenie komunikacyjne lub wystarczająco obszerny parking, który pozwoli na bezpieczne pozostawienie samochodów. Budynek, w którym odbędzie się konferencja, powinien dobrze się prezentować oraz zapewniać odpowiedni komfort. 

Pomieszczenie musi być wyposażone w klimatyzację, a jeśli przewidujemy obecność osób niepełnosprawnych – również w stosowne udogodnienia, które ułatwią im poruszanie się w czasie mityngu. Oprócz lokalizacji ważny jest sam termin konferencji. Warto unikać okresów świąt i długich weekendów, które zazwyczaj powodują mocno obniżoną frekwencję. Jeśli wydarzenie ma odbyć się na świeżym powietrzu, wskazane jest ustalenie terminu w czasie lata. Datę warto także dopasować do grupy docelowej – handlowcy raczej nie będą zadowoleni z konferencji pod koniec miesiąca, a księgowi – w okolicach jego połowy.

Zadbajmy o niezbędny sprzęt

Jeśli w czasie naszej konferencji planujemy prowadzenie multimedialnej prezentacji, będziemy potrzebować odpowiedniego sprzętu – rzutnika oraz ekranu. Gdy nie posiadamy własnych urządzeń, musimy zadbać o możliwość ich wypożyczenia. W momencie, gdy planowany mityng będzie przeznaczony dla znacznej ilości osób, niezbędny może okazać się także mikrofon z głośnikami. 

Dobrym pomysłem będzie również skorzystanie ze sceny – dzięki niej będziemy lepiej widoczni, a w konsekwencji – skuteczniej przekażemy zaplanowane przez nas informacje. Planując większą konferencję warto zadbać również o jej atrakcyjność – wykorzystanie takich elementów jak podświetlane standy, flagi czy banery sprawi, że całe wydarzenie łatwiej zapadnie w pamięć naszych gości.

Poznajmy zdanie i opinie uczestników

Po zakończeniu konferencji warto poznać opinie naszych gości oraz podziękować im za przybycie. Zapytajmy o ich odczucia, przystępność oferowanego przekazu oraz obszerność wiedzy, jaką wynieśli z naszego wydarzenia. Zebranie opinii może mieć formę krótkiej ankiety pisemnej lub wysłanej w formie e-maila, bądź rozmowy telefonicznej. 

Dzięki takim informacjom łatwiej będzie nam organizować efektywne konferencje w przyszłości. Dodatkowo zbieranie opinii to doskonała okazja, by złożyć podziękowania za obecność oraz zachęcić do skorzystania z oferty lub nabytych umiejętności.

W zorganizowaniu efektownej konferencji pomogą ci nasze systemy reklamowe i wystawiennicze z którymi zapoznasz się klikając w poniższy przycisk.

 

przycisk

 

Komentarze do wpisu (0)

Kategorie blog
Musisz to mieć!
Flaga reklamowa Shimmer 2,5m z napełnianą podstawą Flaga reklamowa Shimmer 2,5m z napełnianą podstawą
188,10 zł 188,10 zł
szt.
Rozkładany stojak na ulotki A4 Rozkładany stojak na ulotki A4
469,70 zł 469,70 zł
Lada degustacyjna Counta stoisko promocyjne Lada degustacyjna Counta stoisko promocyjne
573,10 zł 573,10 zł
szt.
Rollup Wasp 80 x 210 cm Ekonomiczny Rollup Wasp 80 x 210 cm Ekonomiczny
144,10 zł 144,10 zł
szt.
Stojak na plakat A4 OWZ Stojak na plakat A4 OWZ
172,70 zł 172,70 zł
szt.
Flaga reklamowa Winder 3,30m Quill Flaga reklamowa Winder 3,30m Quill
243,10 zł 243,10 zł
szt.
Chmura tagów bloga
Dzięki chmurze tagów możesz szybko przenieść się do interesującego Cię tematu na naszym blogu!
Czytaj więcej

Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper Premium