Organizacja konferencji to niezwykle trudne i czasochłonne zadanie, wymagające zaangażowania wielu osób w trakcie prac. Zorganizowanie unikatowej, oryginalnej konferencji jest w stanie przyciągnąć rzeszę potencjalnych klientów i osób zainteresowanych naszymi usługami, dodatkowo pozwalając także na uściślenie relacji istniejących pomiędzy naszymi pracownikami.
Co sprawia że konferencje są udane i przyciągające? Czy realizacja takiej konferencji jest trudna? A także, najważniejsze – od czego zacząć w przygotowaniach do konferencji?
W poniższym artykule przedstawimy kilka kroków, mogących w znaczący sposób pomóc w organizacji naszej wymarzonej konferencji, która sprawdzi się na każdym możliwym polu, wywołując zainteresowanie w gronie obecnych na niej osób. Zapraszamy!
Ustal odpowiedni motyw przewodni i typ konferencji.
Decydując się na rozpoczęcie prac nad zorganizowaniem konferencji, powinniśmy pamiętać iż ważnym czynnikiem definiującym i wyróżniającym nasze wydarzenie jest motyw przewodni. Zależnie od wartości i tematyki jaką chcemy przedstawić w ramach konferencji, różne formy reklamy, wizualizacji i stylu dyskusji mają wpływ na to, jak zostaniemy odebrani przez publiczność.
Dobrze wykorzystany motyw bezpośrednio nawiązuje do informacji które chcemy przedstawić, organizując dla przykładu: konferencję związaną z tematyką tatuatorską dobrym pomysłem będzie nawiązanie w stylistyce i motywach przewodnich do rzeczy kojarzących się z tatuażami – cięższa muzyka, ciemniejsze kolory, bardziej „luźny” ton dyskusji i interakcji pomiędzy publicznością a nami. Odwrotnie będzie w przypadku konferencji mających w podłożu bardziej stonowaną tematykę, czy poruszających kwestie wymagające odpowiedniego zachowania.
Dobre wykorzystanie motywu przewodniego i typu w jaki przedstawimy konferencję – czy będzie to forma dyskusyjnego panelu, bardziej liberalnego, indywidualnego podejścia do tematyki, czy otwartej przestrzeni gdzie przedstawiamy różne usługi i produkty pozwoli nam na zainteresowanie publiczności na najwyższym poziomie.
Ciekawym rozwiązaniem będzie użycie takich produktów jak standy, czy ścianki fotograficzne, lub reklamowe – w przyjemny sposób przekazujące przez wizualny aspekt to do czego chcemy nawiązać i zareklamować.
Przygotowanie odpowiedniego miejsca pod konferencje.
Miejsce w którym odbędzie się nasza konferencja ma ogromny wpływ na ogólny odbiór całokształtu naszej pracy. Zależnie od tego, czy będzie to otwarta przestrzeń, czy zamknięte pomieszczenie publiczność będzie inaczej odbierać przedstawiane przez nas zagadnienia i reklamowane produkty.
Najważniejsze czynniki decydujące o efektywności danej lokalizacji to:
- Łatwość w dotarciu – organizując konferencje w dużym mieście chcemy, aby każdy zaproszony na nią gość miał możliwość szybkiego i komfortowego dojazdu na wybrane miejsce. Polecamy wybieranie miejsc znajdujących się blisko takich punktów jak stacje pociągowe, posiadających miejsca parkingowe, czy będących w niedalekiej odległości od lotniska, jeśli mamy w zamiarze zapraszać gości z zagranicy.
- Odpowiednie zasygnalizowanie miejsca konferencji – Nie ma nic gorszego niż złe oznaczenie naszego stoiska, czy lokalizacji w której prowadzimy konferencje, lub znajdujemy się na jej terenie. Obowiązkowo zalecamy oznakować swoje miejsce standami, banerami i ladami wystawienniczymi, dobitnie wskazującymi na naszą obecność.
- Aktywności poboczne – Oprócz wielogodzinnych dyskusji dotyczących usług naszej firmy, warto zainwestować w dodatkowe aktywności, podnoszące dobre nastroje wśród goszczących na naszej konferencji. Bufet, ciekawe atrakcje jak ścianki fotograficzne, czy możliwość relaksu w otwartym barze to jedne z wielu zalet dobrze wykonanych konferencji. Czas wolny to ważna rzecz, pozwalająca na chwilę odetchnięcia przed dalszymi rozmowami.
Ustalenie konkretnej grupy docelowej.
Punkt który definiowany jest również przez ustalenie motywu przewodniego i tematyki całej konferencji. Grupa docelowa to ważny czynnik wpływający na ogólną efektywność całego przedsięwzięcia. Ustalenie idealnie dobranej grupy pozwoli nam na uzyskanie najlepszych wyników i zachęcanie rzeszy ludzi do skorzystania z ofert jakie posiadamy w swojej ofercie.
Dobierając grupę docelową warto zainteresować się takimi punktami jak:
- Wiek osób zapraszanych,
- Predyspozycje, zainteresowania,
- Płeć, a także poziom wykształcenia.
Wyżej wymienione punkty mogą pomóc nam w dobraniu odpowiedniego formatu, zachęcającego w korzystny sposób zaproszoną publiczność. Grupa docelowa powinna być przemyślana na długo przed rozpoczęciem prac nad organizowaniem konferencji, chociażby z tego faktu, iż to właśnie ona jest czynnikiem wiążącym z sukcesem spotkania. Jeśli jednak kierujemy naszą konferencję do ogółu społeczeństwa, warto zdecydować się na stworzenie konferencji neutralnej pod względem poruszanej tematyki, chociażby sygnalizując to za pomocą ulotek znajdujących się na korzystnie rozstawionych stojakach, zachęcając potencjalną grupę do zainteresowania się naszymi usługami.
Zareklamowanie wydarzenia.
Ostateczny punkt organizacji konferencji, zaakcentowanie zbliżającego się terminu wydarzenia to czynnik pozwalający na jeszcze lepsze odnalezienie potencjalnej publiczności. Jeśli myślimy że bez jakichkolwiek działań reklamowych jesteśmy w stanie zapełnić całą salę publiką – jesteśmy w błędzie. Dzisiejsze czasy charakteryzują się ogromną dynamiką i szybkim tempem, wymagającym od nas donośnej, charakterystycznej reklamy, czy to w sieci, czy w około miejsca organizacji wydarzenia.
Parę porad związanych z rozreklamowaniem zbliżającej się konferencji:
Reklama zewnętrzna w miejscowości gdzie odbędzie się wydarzenie to dobry sposób na przyciągnięcie lokalnej społeczności – szyldy, banery, plakaty rozwieszane na specjalnych tablicach to klucz do lokalnego sukcesu.
Reklama internetowa na portalach społecznościowych, blogach osób mających swój własny panel lub stoisko na konferencji to także korzystne sposób na zainteresowanie potencjalnych odbiorców.
Wystartuj z newsletterem! Grupa docelowa otrzymawszy informacje mailową o zbliżającym się wydarzeniu z pewnością przybędzie na konferencje. Nie zapomnij o dopasowaniu wiadomości w taki sposób, aby była spersonalizowana dla wybranej grupy, nie wybrnąwszy spoza jej barier.
Dzisiejszy świat funkcjonuje w zupełnie inny sposób niż np. 30 lat temu. Dlatego też reklamowanie naszej konferencji powinno mieć z całą pewnością logicznie umiejscowione ręce i nogi. Podaj potencjalnym odbiorcom powód, który zadecyduje o tym, iż warto będzie skorzystać z organizowanej przez Ciebie konferencji.
Pamiętaj o tym, że przygotowanie konferencji to świetna zabawa i konstruktywne rozłożenie na czynniki pierwsze wartości i rzeczy które chcesz przez nią przekazać. Myśląc optymistycznie o organizacji całego wydarzenia, pozwalasz na to, aby spełniło się ono na jak najwyższym poziomie, próbuj nowych rzeczy i zaskakuj odbiorców nowatorskimi formami, chociażby dzięki korzystaniu z produktów firmy Retio, mogącej w niewyobrażalny dotąd sposób odmienić aspekt wizualny twojej konferencji!
Nasze systemy reklamowe o przeznaczeniu konferencyjnym znajdziesz klikając na poniższy przycisk.
