Imprezy integracyjne, konferencje, szkolenia czy wyjazdy, organizacja tego wszystkiego leży w rękach event managera. Nie ma co się oszukiwać, że zorganizowanie takiego eventu to nie lada wyzwanie. Takie wydarzenie musi być interesujące, kreatywne oraz przede wszystkim dopięte na ostatni guzik. Agencji odpowiedzialnych za takie zadania jest coraz więcej, czym jednak powinna charakteryzować się osoba, odpowiedzialna za taki event?
Idealne wydarzenie
Twórczość, spora liczba kontaktów, ogromna precyzja czy dbałość o każdy detal, to rzeczy, którymi powinien móc się pochwalić dobry event manager. Doświadczenie jest jednak jedną z najważniejszych cech. Bazowanie na doświadczeniu jest niezwykle istotne w tej pracy. Osoba odpowiedzialna za organizację takich eventów powinna czuć ich klimat, wiedzieć co wykorzystać, a na co nie stawiać. Nie możemy zapomnieć, że samo wydarzenie to jedno, jednak tworzenie wizerunku firmy to całkiem inna, znacznie ważniejsza sprawa.
Organizowanie wydarzeń tego typu polega na jak najlepszym rozdysponowaniu czasu. Zajęcie się efektywnością naszej pracy to zadanie naszego mentora. Powinien być on spokojny i zawsze z zimną krwią podchodzić do sytuacji, kiedy do eventu zostały 3 godziny, a tak naprawdę nic nie jest gotowe. Przecież najlepszy event manager zawsze ma w zanadrzu plan B i jeśli coś zacznie się dziać to wdroży go w życie.
Zatem, kim jest dobry event manager?
Grzeczność, życzliwość, uprzejmość, dobre umiejętności interpersonalne, a także zdolność do tupnięcia nogą w kryzysowych sytuacjach, to cechy idealnego event managera. Powinien on także dobrze zajmować się klientami, gośćmi czy wydarzeniami. Szybkie nawiązywanie relacji, odpowiadania na maile, telefony czy łagodzenie konfliktów to rzeczy, z którymi nie powinien mieć żadnego problemu.
Zadania event managera
Planowanie jest najistotniejszym punktem każdego wydarzenia. Nie ma się co oszukiwać, że właśnie w tym organizator imprez powinien radzić sobie bardzo dobrze. Powinien on zadbać o każdy szczegół. Plan działania, przebieg wydarzenia czy kosztorys. Opracowanie tego wszystkiego to jego zadanie. Wybór miejsca samego wydarzenia także należy do niego. Sprawy techniczne, lokalowe czy zaplecze samego eventu, także powinny zostać dopięte na ostatni guzik.
Goście
Kolejnym zadaniem każdego event managera jest lista gości. Ktoś, kto nie ma o tym pojęcia, może mieć problemy z zaproszonymi sponsorami, prelegentami czy samymi gośćmi. Dobry event manager nie powinien zająć się jedynie gośćmi, równie ważni są kluczowi sponsorzy. Przygotowanie zaproszeń to jedynie wierzchołek góry lodowej, powinien on także zaprosić danych wykonawców oraz wynegocjować dobre warunki z prelegentami.
Catering
Nie ma się co oszukiwać, że jedzenie podczas każdego wydarzenia odgrywa bardzo ważną rolę. Część osób w takiej sytuacji radzi sobie wynajmując firmą kateringową. Jednak to właśnie event manager powinien się tym zająć. Dobry organizator wydarzeń zna wszelkie firmy cateringowe, dobrze wie co wybrać na konkretny bankiet czy event, a obecne trendy kulinarne nie są mu obce.
Do wyboru będzie miał dwie opcje. Zdecydować się na zewnętrzną firmą albo postawić na kuchnię hotelową. Wybór miejsca, w którym znajdziemy świetne jedzenie znacznie upraszcza organizację całego przedsięwzięcia.
Efekt
Kiedy niektórzy będą już świętować powodzenie wydarzenia, event manager powinien nie zwalniać tempa i doprowadzić wydarzenie do końca. Co zatem powinien zrobić?
- Podziękowania dla wszystkich osób, odpowiedzialnych za przygotowania.
- Zebrać opinie o wydarzeniu.
- Wykonać rozliczenia z podwykonawcami.
- Porozmawiać z zaproszonymi w kuluarach.
- Uzyskać dane teleadresowe od gości.
- Sprezentować gościom gadżety firmowe.
Event manager powinien zadbać o wszystko. Osoby zatrudniające organizatora imprez powinny móc kompletnie zapomnieć o samym wydarzeniu, a w momencie jego rozpoczęcia być wielce zadowolonym. Taka osoba nie może zapomnieć o żadnym ze wspomnianych punktów, gdyż jeśli tak się stanie cała jej praca może pójść na marne, a event się nie uda.
W zorganizowaniu każdego eventu z pewnością pomogą nasze systemy reklamowe i wystawiennicze. Znajdziesz je klikając w poniższy przycisk.
